۵ نکته کاربردی در طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس

جلسه‌های کاری، مصاحبه‌ها و مذاکره با شرکا و رقبا، همه می‌توانند در بخش‌های مختلف سازمان انجام شوند، اما اگر می‌خواهید که هر نشست کاری شما، بهترین و بهینه‌ترین نتیجه ممکن را داشته باشد، به اتاق کنفرانس نیاز دارید. اتاق کنفرانس یک فضای اختصاصی آرام، راحت و شیک است که برای رویدادهای مهمی هم‌چون جلسه‌های کاری، مصاحبه و مذاکره، می‌توانید از آن استفاده کنید. اگر دقیقا نمی‌دانید که اتاق کنفرانس چیست، چرا داشتن آن اهمیت دارد و برای داشتن بهترین چیدمان اتاق کنفرانس باید به چه نکاتی توجه کنید، همراه ما بمانید.

اتاق کنفرانس چیست؟

اتاق کنفرانس یک فضای اختصاصی و راحت است که می‌توانید در آن‌جا میزبانی جلسه‌های مهم کاری، مصاحبه‌ها و دیگر رویدادهای مهم کسب‌وکار خود را بر عهده بگیرید. این فضا معمولا چیدمانی بسیار راحت و در عین حال کاملا اداری دارد که افراد حاضر بتوانند بدون دغدغه، ساعت‌ها در آن محیط حضور داشته باشند و به‌راحتی تمرکز خود را بر چالش و مشکل موجود، منعطف کنند.

تجهیزات سالن کنفرانس با توجه به نوع سازمان شما و حوزه کاری‌تان، متغیر خواهد بود. برای برخی مجموعه‌ها که به هم‌فکری و بررسی ایده‌ها نیاز دارند، وجود یک تخته وایت‌بورد ضروری است. برخی سازمان‌ها که تنها برای ارائه ایده‌ها و افکار خود به سایر نیروهای مجموعه در اتاق کنفرانس جمع می‌شوند، وجود یک ویدئوپروژکتور یا صفحه نمایش بزرگ، الزامی خواهد بود.

طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس نیز با توجه به نوع رویدادها، نشست‌ها و حتی حوزه کاری سازمان‌تان، می‌تواند کاملا منحصر به‌فرد باشد که در بخش‌های بعدی، به بررسی آن می‌پردازیم. قبل از بررسی این جزئیات مهم، ابتدا باید ببینیم که ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس چقدر است؟

ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس

انتخاب بهترین فضا برای اتاق کنفرانس، بدون شک میزان بهره‌وری افراد حاضر در جلسات را افزایش می‌دهد. یکی از مهم‌ترین نکاتی که در همان ابتدا باید آن را مشخص کنید، ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس محل کارتان است. قبل از بررسی اعداد و اعلام‌کردن چند عدد ثابت، باید به شما بگوییم که قبل از هر چیز، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

1. در هر جلسه، حداقل چند نفر حاضر می‌شوند؟
2. در نشست‌های رسمی کسب‌وکارتان با رقبا یا در کنار شرکای خود، حداقل چند مهمان دارید؟
3. هر جلسه و نشست کاری، چند ساعت طول می‌کشد؟
4. افراد حاضر در جلسه، تنها باید یادداشت‌برداری کنند یا به ارائه مستندات، گزارش و دیگر موارد مشابه نیاز دارند؟

با پاسخ‌دادن به این سوالات، می‌توانید یک برآورد کلی از میزان فضای مورد نیاز برای هر فرد، داشته باشید. اگر در هر جلسه شما حداقل ۶ نفر حاضر می‌شوند، حتما تعداد بیشتری را در نظر گرفته و اتاق مناسبی برای حضور حدودا ۱۰ نفر آماده کنید. برای نشست‌های رسمی، تعداد مهمانان خود را دو برابر در نظر بگیرید و با توجه به این تعداد، فضای مناسبی را طراحی نمایید.

در صورتی که جلسه‌های شما چند ساعته هستند و در هر جلسه، نیروها به ارائه ده‌ها سند و گزارش نیاز دارند، باید فضای بزرگتری را برای هر فرد، در نظر بگیرید. میز مناسب‌تری خریداری نمایید و فضای راحتی برای چندین ساعت فعالیت سخت و خسته‌کننده، داشته باشید.

به‌صورت کلی ابعاد استاندارد برای اتاق کنفرانس به این صورت است:

ناگفته پیدا است که ابعاد سالن کنفرانس را می‌توانید با توجه به نوع کار خود، میزان فضای موجود در مجموعه و دیگر عوامل متغیر، تعیین کنید.

سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس

برای خرید تجهیزات اصلی، باید دکوراسیون اتاق کنفرانس خود را تعیین کرده و با توجه به طراحی و چیدمان سالن کنفرانس، وسایل مورد نیاز را بخرید. در این بخش، نیم‌نگاهی به برخی از مهم‌ترین سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس می‌اندازیم که شامل موارد زیر هستند:

۱- سبک مستطیلی یا هیئت مدیره

چیدمان اتاق کنفرانس هیئت مدیره، بر اساس یک میز مستطیلی بلند است. معمولا هر دو طرف میز، صندلی قرار می‌گیرد و فضای مناسب برای نشستن و صحبت‌کردن حدودا ۱۲ نفر، فراهم می‌شود. این مدل اتاق برای افزایش تمرکز حاضران، برگزاری طوفان‌های فکری و جلسات کوتاه‌مدت، ایده‌آل است.

۲- چیدمان با میز مربعی

معمولا میز مربعی برای فضاهای کوچک‌تر کاربرد دارد. برخی از میزهای مربعی یا حتی مستطیلی، یک فضای خالی در وسط دارند که امکان جابه‌جایی میان گروه‌های مختلف را راحت‌تر می‌کند. در صورتی که اتاق کنفرانس سازمان شما کوچک است، می‌توانید این نوع میز و چیدمان را انتخاب کنید.

3- چیدمان U شکل

این مدل چیدمان با میزهایی درست مثل حرف U، طراحی می‌شوند. برای جلساتی با ارائه گزارش‌ها یا برگزاری مصاحبه‌های ویدئویی، چیدمان U شکل، ایده‌آل خواهند بود. شکل چیدمان اتاق کنفرانس با میز U، تمرکز حضار را بر بخش جلوی میز، منعطف می‌کند.

۴- هشت ضلعی

در این مدل از میزها، همه افراد می‌توانند در ضلع‌های متفاوت بنشینند و تمرکز جلسه بر ضلع اصلی یا ضلع هشتم خواهد بود که جایگاه مدیران است. افراد اصلی، سهام‌داران، تصمیم‌گیران و دیگر افراد مهم سازمان، در این بخش قرار خواهند گرفت و این میز برای جلسه‌های کمتر از ۳۰ نفر، مناسب است.

۵- گرد یا بیضی

برابر بودن جایگاه افراد در این نوع چیدمان اتاق کنفرانس، اهمیت بسیار زیادی دارد و برای محیط‌هایی مناسب است که مدیران می‌خواهند اهمیت جایگاه تمام افراد حاضر در سازمان را به آن‌ها یادآوری کنند. این نوع چیدمان اتاق کنفرانس، صمیمت بیشتری دارد و برای کسب‌وکارهای استارتاپی، فوق‌العاده خواهد بود.

علاوه بر این ۵ مدل اصلی چیدمان اتاق کنفرانس، مدل‌های دیگری بر اساس مدل میزها مثل مستطیل با گوشه‌های گرد، قایقی و مدولار هم وجود دارد که می‌توانید در زمان خرید میز کنفرانس ، انواع آن‌ها را بررسی کنید.

چرا باید بهترین مبلمان را برای اتاق کنفرانس تهیه کنیم؟

با بررسی سبک‌های مختلف چیدمان اتاق کنفرانس، احتمالا این سوال هم برای شما ایجاد می‌شود که چرا طراحی اتاق کنفرانس و خرید بهترین تجهیزات مناسب برای آن، اهمیت زیادی دارد؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم که مهم‌ترین تصمیم‌های تاثیرگذار بر تمام جنبه‌های کسب‌وکار شما، در این اتاق خاص تعیین می‌شود. در صورتی که تجهیزات مورد استفاده برای سالن کنفرانس، مناسب و راحت نباشند، افراد حاضر در جلسه‌ها نمی‌توانند صد درصد توان و تمرکز خود را برای یافتن بهترین تصمیم و یافتن بهترین راه‌حل تخصیص دهند. بنابراین مسیر کاری شما کم‌کم از مسیر درست منحرف شده و حتی می‌تواند به نابودی کسب‌وکارتان منجر شود.

از سوی دیگر، سالن کنفرانس همان جایی است که رقبای شما برای حل مشکلات کوچک و بزرگ، به آن‌جا می‌آیند. شریک‌های کاری شما یا سهام‌داران، برای بررسی ادامه همکاری یا اتخاذ تصمیم‌های تازه، در سالن کنفرانس حاضر می‌شوند. به همین دلیل، ایجاد یک فضای شیک، مجلل و در عین حال راحت، می‌تواند تاثیر شگرفی بر مهمانان شما بگذارد، هویت سازمان را به آن‌ها نشان دهد و اعتماد آن‌ها را جلب کند.

طراحی و چیدمان سالن کنفرانس می‌تواند یک فضای آرامش‌بخش ایجاد نماید، به افزایش خلاقیت و مشارکت بیشتر نیروها کمک کند و کارایی افراد حاضر در جلسه را افزایش دهد. بنابراین، خرید مبلمان اداری مناسب، راحت و باکیفیت، یکی از کلیدی‌ترین بخش‌های چیدمان اتاق کنفرانس است و می‌تواند میزان راحتی افراد حاضر در جلسه را بیشتر کند.

بهترین ایده‌ها برای طراحی و چیدمان سالن کنفرانس

برای داشتن بهترین چیدمان اتاق کنفرانس، ایده‌های زیر را برای طراحی و دکور سالن کنفرانس مجموعه خود به کار ببرید:

استفاده از صندلی‌های تابوره

صندلی‌های اداری و تابوره، فضای راحتی برای افراد حاضر در جلسه‌ها فراهم می‌کنند. با استفاده از صندلی‌های چرخان یا همان تابوره، افراد می‌توانند به‌راحتی به سمت دیگر افراد حاضر در جلسه بچرخند، در زمان حرکت، صدای ناهنجار برخورد میز و صندلی به وجود نیاید و سرعت عمل افراد بسیار بیشتر شود.

نورپردازی مناسب و استاندارد

بهتر است پیش از چیدمان اتاق کنفرانس و در زمان انتخاب موقعیت مکانی این سالن مهم، توجه کنید که حتما این بخش از فضا دارای پنجره و نور طبیعی باشد. علاوه بر نور طبیعی، اتاق کنفرانس باید نورپردازی کامل و استاندارد داشته باشد. نور این فضا نباید در طولانی‌مدت باعث سردرد، چشم‌درد یا خستگی شود. از سوی دیگر نباید در حدی کم باشد که فضایی کسل‌کننده و خواب‌آور، ایجاد نماید.

توجه به هویت سازمان برای طراحی و دکور

برای استفاده از بهترین ایده‌ها برای طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس مجموعه خود، هویت و برند سازمان‌تان را در نظر بگیرید. مبلمان اداری و رنگ آن را با توجه به حوزه کاری خود انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که می‌توانید در عین مدرن بودن، یک فضای صمیمی و راحت داشته باشید. این نکته بسیار مهم را در زمان انتخاب و خرید انواع صندلی کنفرانس در نظر بگیرید و با توجه به همین اصل مهم، مبلمان اتاق کنفرانس خود را برگزینید.

استانداردسازی اتاق کنفرانس

در زمان انتخاب چیدمان اتاق کنفرانس، به استانداردسازی محیط سالن کنفرانس توجه کنید. اولین و مهم‌ترین موضوع، عایق‌بودن اتاق از لحاظ صدا است که آلودگی صوتی دیگر بخش‌های مجموعه، وارد فضای جلسه‌ها نشود.

از سوی دیگر باید امنیت حاضران در اتاق را در زمان انتخاب المان‌های دکوری، در نظر بگیرید. استفاده از تابلوهای بزرگ، المان‌های دیوارکوب، لوستر و…، همه باید کاملا امن و استاندارد باشند. حواس حاضران را پرت نکنند و هماهنگی مناسبی با دیگر اجزای چیدمان مجموعه شما داشته باشند.

انتخاب مبلمان باکیفیت، راحت و پایدار

تمام تجهیزات اداری موجود در چیدمان اتاق کنفرانس، باید دارای بالاترین کیفیت، بیشترین میزان راحتی و بهترین شرایط استفاده باشد. بدین شکل، افراد حاضر در رویدادها و نشست‌ها، می‌توانند بیشترین و بهترین میزان بهره‌وری را داشته باشند. حواس خود را کاملا به موضوع بحث منعطف نمایند و در یک فضای کاملا استاندارد، ساعت‌ها کار کنند. حالا و با در نظر گرفتن این موارد، می‌توانید به‌راحتی نکات مهم انتخاب چیدمان اتاق کنفرانس را در نظر گرفته و با توجه به این نکته‌ها، مناسب‌ترین تجهیزات را خریداری کنید.

سخن نهایی

شما کدام چیدمان اتاق کنفرانس را ترجیح می‌دهید؟ به نظر شما کدام سبک دکوراسیون بیشترین بازدهی و بهره‌وری را برای مجموعه‌تان خواهد داشت؟

اتاق کنفرانس، فضایی اختصاصی برای برگزاری جلسه‌ها، رویدادها و نشست‌های مهم اداری و کاری است. دکوراسیون اتاق کنفرانس و میزان راحتی افراد حاضر در آن‌جا، می‌تواند میزان کارایی افراد را افزایش دهد. به همین خاطر همیشه باید بهترین و باکیفیت‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس را برای این بخش از مجموعه، خریداری کنید و با توجه به طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس استاندارد، فضای راحت، صمیمی و در عین حال حرفه‌ای، ایجاد نمایید.